DMS

Wir können auch DMS

Selbstverständlich ist es möglich, mit der bewährten ePavos-Methode auch einzelne Module zuverlässig und optimal auf Ihre Bedürfnisse angepasst auszuwählen.

Auch hier werden sich unsere erfahrenen Berater intensiv mit Ihren Prozessen beschäftigen, diese zusammen mit Ihnen optimieren und in ein Lastenheft einarbeiten. Gerade beim DMS sind die Prozesse bzw. Workflows von besonderer Bedeutung, daher muss das Lastenheft tatsächlich Ihre ganz individuellen Prozesse abbilden und den Anbietern von Anfang an die Erfordernisse klar aufzeigen.

Als Grundlage für die folgenden Schritte dient dann das Lastenheft. Je sorgfältiger hier die Anforderungen beschrieben wurden, umso leichter lässt sich anschließend in einer Ausschreibung die geeigneten von den weniger geeigneten Anbietern trennen.

DMS-Systeme: Organisation ist alles

Ein elektronisches DMS ist eine Organisationslösung, die sich der spezifischen Organisationsstruktur eines Unternehmens anpassen und in seine Abläufe integrieren muss. Bei der Systemauswahl sollte man daher vor allem überprüfen, ob die angebotenen Funktionen die spezifische Aufgabenstellung gänzlich abdecken, ergonomisch akzeptabel und in der Praxis anwendbar sind. Berücksichtigt werden sollten auch die sogenannten „weichen“ Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und gegenseitiges Verständnis. Der Faktor Unternehmensgröße und die weitere Entwicklung spielen bei der Systemauswahl ebenfalls eine große Rolle. Der Erfolg einer neuen IT-Lösung steht und fällt mit ihrer „Passform“ für das Unternehmen. Dabei reicht eine aktuelle Passgenauigkeit nicht aus, um die richtige Lösung zu finden. Lässt sich die Software nicht an neue Anforderungen anpassen, wird sie schnell zu einem starren Korsett, das die Entwicklung des Unternehmens hemmt statt unterstützt. Insbesondere beim Dokumenten-Management ändern sich die Bedingungen ständig, Daten- und Dokumentmengen wachsen rasant, zusätzliche Abteilungen mit vielen zusätzlichen Anwendern möchten das System fachspezifisch parametrisiert ebenfalls nutzen, Drittsysteme sollen mit einbezogen werden. All dies verlangt nach einem flexiblen und auf mehreren Ebenen skalierbaren System.