Geschäftsprozessanalyse
Die eingehende Analyse von Geschäftsprozessen ist unabdingbare Grundlage sowohl für eine Geschäftsprozessoptimierung, als auch für die Einführung eines Geschäftsprozessmanagements in Ihrem Unternehmen. Ebenso ist die Geschäftsprozessanalyse die grundlegende Voraussetzung für die Erstellung eines fundierten und detaillierten Lastenheftes zur Auswahl einer geeigneten Software.
Bei einer Geschäftsprozessanalyse besteht immer die Gefahr, den eigentlichen Fokus aus den Augen zu verlieren. Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld folgende Fragen zu beantworten:
- Welche Ziele sollen durch die Analyse erreicht werden?
- In welchem Umfang soll die Analyse durchgeführt werden?
- Wie sollen die Projektstrukturen hinsichtlich der internen Kommunikation und Information ausgestaltet werden?
- Welche „Störfeuer“ wirken besonders auf die Prozesse?
- Wie detailliert sollen die zu analysierenden Prozesse erhoben und beschrieben werden?
Nur eine zielgerichtete Geschäftsprozessanalyse wird die gewünschten und benötigten Erkenntnisse liefern, um damit ein solides Fundament für die Optimierung der Geschäftsprozesse bilden.
Prozesse aufzunehmen und zu beschreiben bedeutet für unsere Berater zuzuhören, zu beobachten, und zu hinterfragen. Unter Beteiligung Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte ermitteln unsere Experten den Ist-Zustand der aktuellen Geschäftsprozesse. Mit der Erfahrung aus über 700 Projekten und bis zu 25 Jahren Beratungserfahrung (keiner unserer Berater verfügt über weniger als 10 Jahre Erfahrung) stellen sie die geeigneten Fragen und geben Impulse, bestimmte Vorgänge genauer zu betrachten. Sie achten nicht nur darauf, „was“ in einem Prozessablauf getan wird, sondern beobachten genau, wie, womit, also mit welchen EDV-technischen Hilfsmitteln und durch wen die Prozess-Arbeitsschritte durchgeführt werden. Sie können abschätzen, welcher Grad der Detailanalyse notwendig ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Dabei haben wir stets Ihre Kosten im Sinn und setzen Beratungstage nur dort ein, wo es für aussagekräftige Analyse geboten ist.
Sofern Sie in Ihrem Unternehmen nicht bereits ein BPM-Tool im Einsatz haben, ist das kein Problem. Unsere Berater sind alle mit dem BPM-Tool AENEIS ausgestattet, mit dem sie bei Ihnen vor Ort arbeiten und alle erhobenen Prozessinformationen grafisch und textlich beschreiben. Sofern Sie bereits in Ihrem Hause ein BPM-Tool im Einsatz haben, arbeiten wir natürlich mit Ihrer Software. So bleibt für alle Mitarbeiter jederzeit transparent, welche Informationen erfasst wurden.
Besonderes Augenmerk legen wir während der Analyse auf die internen Kunden- und Lieferantenbeziehungen, also auf die Arbeitsergebnisse (outputs), die als Prozessergebnisse an nachfolgende Abteilungen weitergegeben werden. Dabei geht es um die Frage, ob die Arbeitsergebnisse zum benötigten Zeitpunkt in der erforderlichen Qualität und auf die vereinbarte Art bereitgestellt werden.
Diese Vorgehen hat seinen guten Grund, denn ein sehr großer Teil der prozessualen Schwachstellen und Optimierungspotenziale liegen nicht im Prozess selber, sondern in den Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten, also den internen Kunden-und Lieferantenbeziehungen.
Sollte diese Methode Ihr Interesse geweckt haben und sie können sich vorstellen selbst auch andere Prozesse Ihres Unternehmens abzubilden, z.B.im Rahmen eines Qualitätshandbuches etc., so beraten wir Sie gerne über die Möglichkeiten, die Ihnen diese Vorgehensweise bietet.